Máy chấm công thẻ từ là gì? Có nên sử dụng máy chấm công bằng thẻ từ?

Máy chấm công là một thiết bị giúp doanh nghiệp, tổ chức dễ dàng hơn trong việc quản lý nhân viên và ghi lại thời gian làm việc để chấm công trả lương cho nhân viên. Máy chấm công thẻ từ sử dụng thẻ từ để chấm công cho nhân viên, tiện dụng và nhỏ gọn giúp người sử dụng dễ dàng mang theo bên mình. Bài viết dưới đây SeaZen Tech sẽ giúp bạn có cái nhìn chi tiết hơn về máy chấm công thẻ từ nhé.

Hình 1. Máy chấm công thẻ từ là gì?

Máy chấm công thẻ từ là gì?

Máy chấm công thẻ từ hay máy chấm công quẹt thẻ là loại thiết bị chấm công sử dụng thẻ từ cảm ứng với tính năng nhận dạng bằng sóng âm RFID để chấm công.

Loại thẻ từ sử dụng phổ biến hiện nay thuộc dòng thẻ Proximity (125Khz) và thẻ Mifare (13, 56Khz). Trong đó loại được ứng dụng nhiều nhất là thẻ Proximity nhờ vào chỉ số tần sóng cao. 

Mỗi thẻ từ sẽ được nhà sản xuất mã hóa một dãy số 16bit khác nhau cho từng chiếc thẻ được chế tạo dựa trên những thông tin mà người dùng đăng ký với hệ thống chấm công. 

Với kích thước mỏng nhẹ, sử dụng phương pháp mã hóa tích hợp thông tin thông minh, độ chính xác cao giúp cho máy chấm công thẻ từ được ứng dụng và sử dụng rộng rãi cho: nhà máy, xí nghiệp, bệnh viện, doanh nghiệp, siêu thị,...Giúp các cá nhân, tổ chức dễ dàng kiểm soát hoạt động ra vào, giờ giấc của nhân viên từ đó giúp bộ phận nhân sự có thể chấm công một cách chính xác nhất cho nhân viên.

Phân loại máy chấm công thẻ từ

Thẻ từ sử dụng cho máy chấm công trên thị trường hiện nay được phân chia theo:

Phân loại thẻ từ theo kích thước

Thẻ từ chấm công loại dày

Được in bằng nhựa ABS với chip cảm ứng được đặt bên trong của thẻ, có kích thước dày, độ cứng cao và thường được đục lỗ trên góc của thẻ, thường có các hình dạng, màu sắc khác nhau, các thẻ chuẩn sẽ tương ứng với các loại đầu đọc khác nhau gồm 8, 14, 18 số. Với loại thẻ chấm công này bạn sẽ không thể in ảnh nhân viên hay tên công ty lên trên thẻ.

Thẻ từ chấm công loại mỏng

Sử dụng chất liệu PE cán mỏng, với kích thước và hình dáng tương tự như một chiếc thẻ ATM. Thường được sử dụng vừa để chấm công vừa làm thẻ nhân viên để có thể đi lại trong nhà máy, công ty và sẽ được in tên, chức vụ, công ty và một số thông tin cần thiết khác.

Hình 2. Phân loại thẻ từ theo kích thước

Phân loại thẻ từ dựa trên loại thẻ

- Loại sử dụng thẻ Proximity: đây là dòng máy chấm công phổ biến nhất, nó sử dụng chuẩn tần số 125KHz EM Card.

- Loại máy sử dụng thẻ Mifare: là dòng máy sử dụng chuẩn thẻ Mifare tần số 13.56KHz.

- Máy chấm công sử dụng thẻ HID: là dòng máy sử dụng chuẩn thẻ HID để chấm công.

Nguyên lý hoạt động của thẻ từ

Nguyên lý hoạt động của thẻ từ cũng khá đơn giản, chỉ cần sử dụng chiếc thẻ từ đã được đăng ký từ trước với các thông tin cá nhân mà bạn cung cấp với máy chấm công và tích hợp vào thẻ từ. Khi chấm công bạn chỉ cần sử dụng thẻ từ quẹt vào máy chấm công, khi nhận diện thành công máy chấm công sẽ thông báo.

Máy chấm công cũng được chia thành 2 loại cho nên cũng sẽ có những nguyên lý hoạt động khác nhau:

Máy chấm công thẻ từ kiểm soát ra vào

Đối với loại máy chấm công này, thẻ từ sẽ được tích hợp nhiều thông tin chi tiết hơn như: thông tin cá nhân, khuôn mặt, vân tay và mật khẩu. 

Khi nhân viên muốn ra vào cần phải sử dụng tấm thẻ từ quẹt qua máy chấm công và đợi dữ liệu được đưa vào hệ thống máy tính quản lý. Nếu thông tin hợp lệ và trùng khớp, hệ thống sẽ truyền lại tín hiệu thông báo truy cập thành công và cho phép ra vào khu vực làm việc. Và ngược lại, nếu thông tin không trùng khớp, hệ thống sẽ đưa ra thông báo lỗi truy cập.

Máy chấm công thẻ từ không tích hợp kiểm soát ra vào

Khi không tích hợp kiểm soát cửa ra vào thì nguyên lý hoạt động của máy chấm công quẹt thẻ sẽ trở nên đơn giản hơn. Khi chấm công bạn chỉ cần đưa thẻ vào ô quét thẻ (có thể không cần đăng ký thông tin chi tiết như thẻ kiểm soát ra vào, thẻ có để được cấp phát bởi quản lý) máy sẽ tự động chấm công và ghi lại thời gian ra vào, giúp công việc được kiểm soát tốt hơn về thời gian và giờ giấc làm việc của nhân viên.

Hình 3. Nguyên lý hoạt động của máy chấm công thẻ từ

Ưu và nhược điểm của máy chấm công thẻ từ

Đối với bất kỳ thiết bị nào cũng vậy cũng đều sẽ có những ưu và nhược điểm riêng. Máy chấm công quẹt thẻ cũng là một loại thiết bị chấm công được sử dụng phổ biến hiện nay.

Ưu điểm của máy chấm công thẻ từ

Tốc độ xử lý của máy quẹt thẻ nhanh, chưa đến 1 giây giúp tiết kiệm thời gian và có độ chính xác cao.

Khối lượng lưu trữ user cao, đáp ứng được nhu cầu cho các doanh nghiệp có khối lượng nhân viên lên đến hàng ngàn người.

Thiết kế nhỏ gọn, tiện dụng, có khả năng chống ẩm, chống trầy xước.

Thông tin từ máy chấm công sẽ được hệ thống lưu trữ và tổng hợp lại sau đó người quản lý có thể xuất ra thành file excel, dễ dàng kiểm soát, thông tin minh bạch.

Nhược điểm của máy chấm công thẻ từ

Máy chấm công thẻ từ sử dụng thẻ đã tích hợp thông tin để chấm công cho nên việc chấm công hộ rất dễ xảy ra, cho nên vấn đề kiểm soát cũng có phần khó khăn.

Trong thời gian sử dụng lâu dài, thẻ từ cũng có thể gặp một số vấn đề như mất đi từ tính, dễ làm mất, để quên nên không thể chấm công hoặc không thể ra vào đối với các máy chấm công kiểm soát ra vào.

Hình 4. Ưu và nhược điểm của máy chấm công quẹt thẻ

Có nên sử dụng máy chấm công quẹt thẻ không?

Tuy vẫn có một vài khuyết điểm nhỏ nhưng sự tiện dụng thiết thực và tính ứng dụng cao của chúng là không thể chối cải.

Nếu phương pháp chấm công bằng vân tay còn có một vài hạn chế về lượng user đăng ký vân tay thì máy chấm công quẹt thẻ lại có thể đăng ký được nhiều user hơn so với máy chấm công vân tay.

Cho nên sử dụng máy chấm công quẹt thẻ là một phương pháp chấm công mang lại hiệu quả cao cho các doanh nghiệp có khối lượng nhân viên lớn.

Ngoài ra chúng còn có thể sử dụng tốt cho các môi trường làm việc thường có nhiều dầu mỡ, bụi bẩn, hóa chất,...

Hình 5. Có nên sử dụng máy chấm công thẻ từ không?

Lưu ý khi sử dụng máy chấm công thẻ từ

Khi dùng máy chấm công thẻ từ, ngoài việc làm theo đúng những hướng dẫn của nhà sản xuất trong quá trình lắp đặt, cài đặt và thao tác với máy thì bạn cũng lưu ý thêm một số điểm sau để giúp nâng cao tuổi thọ và hiệu quả sử dụng máy:

Để máy chấm công thẻ từ của bạn có thể làm việc được tốt hơn thì ngoài việc sử dụng đúng với hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất về các bước lắp đặt, cài đặt và vận hành thì cũng có một số điểm cần lưu ý như:

Chú ý lựa chọn vị trí lắp đặt thích hợp, khô thoáng, tránh ánh nắng trực tiếp, những nơi ít bụi bẩn và độ ẩm cao. Chúng có thể làm ảnh hướng đến các mạch điện tử bên trong máy.

Vệ sinh định kỳ cho máy, để thiết bị quét cảm ứng được hoạt động trơn tru và không bị ảnh hưởng đến độ nhạy của máy chấm công.

Thường xuyên kiểm tra và làm mới lại dữ liệu, xóa đi các dữ liệu không dùng nữa như nhân viên đã nghỉ,...để giải phóng bộ nhớ, tăng tốc độ xử lý cho thiết bị được làm việc hiệu quả hơn.

Hy vọng bài viết về máy chấm công thẻ từ của SeaZen Tech đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích về loại máy chấm công này.

Tại sao nên lựa chọn SeaZen Technology

Công ty SeaZen Technology tự hào là nhà cung cấp các giải pháp An ninh - An toàn hàng đầu Việt Nam. Kế thừa tinh hoa từ SeaZen Security (dịch vụ bảo vệ) và SeaZen Edu (trường đào tạo nghề bảo vệ đầu tiên tại Việt Nam) SeaZen Tech thấu hiểu được nỗi lo về tính an toàn trong xã hội hiện nay và biết rõ khách hàng muốn gì, cần gì.

Hãy liên hệ cho chúng tôi qua website https://seazentechnology.com/ và Hotline: 02822.538.539 hoặc 0937.578.677 đội ngũ nhân viên của SeaZen Tech sẽ hỗ trợ quý khách 24/7.