Máy chấm công đã không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp hiện nay, tính chuẩn xác, tiện lợi và nhanh chóng chính là yếu tố hàng đầu giúp ích cho các doanh nghiệp trong quá trình quản lý nhân sự. Seazen Tech luôn đi đầu về các giải pháp và cũng là nhà cung cấp thiết bị máy chấm công hàng đầu sẽ giúp bạn hiểu thêm về máy chấm công qua bài viết dưới đây.
Hình 1. Máy chấm công là gì?
Máy chấm công là gì?
Máy chấm công là một thiết bị dùng để ghi nhận thời gian ra vào của các nhân viên trong một công ty từ đó cung cấp căn cứ xác định nhân viên có đi làm đúng giờ hay không, hỗ trợ bộ phận hành chính nhân sự trong việc tính thời gian và số ngày công làm việc để trả lương, thưởng, phạt chính xác, tăng tính kỷ luật cho môi trường làm việc.
Vì thế, máy chấm công ngày càng được nhiều cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn để thay thế cho phương pháp chấm công truyền thống, đặc biệt là tại các địa điểm có đông nhân viên, yêu cầu nghiêm ngặt về thời gian làm việc…
Lợi ích mang lại khi sử dụng máy chấm công.
Ngày nay, sự ra đời của máy chấm công chính là giải pháp khắc phục các nhược điểm mà phương pháp chấm công truyền thông còn mắc phải. Với công nghệ chấm công bằng cách xác thực ID đã giúp nâng cao tính chính xác lên rất nhiều.
- Máy chấm công giúp rút ngắn thời gian, và tiết kiệm nhân lực.
- Không xảy ra tình trạng sai sót khi ghi nhận thời gian chấm công, đảm bảo được tính công bằng, khách quan và rõ ràng cho người lao động cũng như phòng hành chính nhân sự.
- Tính tiện lợi, tiện ích nhờ các tính năng hiện đại của máy chấm công.
Hình 2. Lợi ích khi sử dụng máy chấm công
Có những loại máy chấm công nào?
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại máy chấm công đáp ứng được cho hầu hết mọi nhu cầu sử dụng của khách hàng. Về căn bản các loại máy chấm công sẽ được chia ra thành 2 dòng:
Máy chấm công cơ học
Với máy chấm công cơ học, dữ liệu chấm công sẽ được lưu trên các thẻ chấm công bằng giấy (thời gian chấm công ra, vào mỗi ca làm việc). Khi cần tổng hợp dữ liệu, người xử lý thông tin cần phải tự đọc bằng máy và nhập lại vào hệ thống data để xử lý những dữ liệu này.
Máy chấm công điện tử
Máy chấm công điện tử sử dụng ID nhân viên và dấu hiệu nhận biết đã được lưu trữ vào bộ nhớ máy từ trước để lưu các dữ liệu chấm công. Khi sử dụng người chấm công cần xác minh được danh tính đã đăng ký, từ đó thời gian chấm công ra vào sẽ được lưu lại bộ nhớ. Người xử lý có thể dùng các phần mềm để kết nối vào máy và lấy các dữ liệu chấm công mà mình muốn biết một cách tự động.
Với sự tiện dụng của phương pháp chấm công điện tử đã cho ra đời một số loại máy chấm công như:
Máy chấm công bằng nhận diện khuôn mặt: Công nghệ khoa học 4.0, ứng dụng AI, khả năng chấm công nhanh chóng, tốc độ và tính chính xác cao. Tuy nhiên, chi phí đầu tư khá cao.
Máy chấm công bằng dấu vân tay: Sinh trắc học được ứng dụng vào loại máy này, mang lại ưu điểm vượt trội như chấm công nhanh chóng, cài đặt dễ dàng, hoạt động độc lập tốt và chi phí đầu tư rẽ nên rất được lòng người sử dụng.
Máy chấm công bằng thẻ từ: Chỉ cần thông qua một chiếc thẻ từ đã được tích hợp các thông tin nhận diện từ trước, tính nhanh chóng, tiện lợi, nhưng dễ quên, làm rơi mất và dễ bị giả mạo.
Cấu tạo và nguyên lý hoạt động của máy chấm công
Máy chấm công được cấu tạo từ những bộ phần
Máy chấm công có nhiều loại khác nhau, chính vì vậy chúng sẽ có hình dạng, kích thước và nguyên lý hoạt động khác nhau, nhưng chung quy sẽ có 3 bộ phận chính tạo nên một máy chấm công: bộ phận đầu vào, bộ phần xử lý và bộ phần đầu ra. Hãy cùng tìm hiểu cấu tạo của 3 bộ phận trên:
Bộ phần đầu vào là bộ phận dùng để nhận diện và thu thập dữ liệu từ người dùng vào máy chấm công, nó gồm có đầu đọc và bàn phím:
- Đầu đọc: ghi nhận lại thông tin và truyền dữ liệu của người dùng về bộ xử lý trung tâm, đầu đọc của máy chấm công có các loại: đầu đọc vân tay, đầu đọc thẻ từ, đầu đọc nhận diện khuôn mặt và đầu độc giấy.
- Bàn phím: để nhập dữ liệu bằng tay thông qua thao tác bấm phím, dùng để đăng ký người dùng, cài đặt máy hoặc cấu hình cho hệ điều hành.
Bộ phận xử lý là nơi xử lý và lưu trữ những dữ liệu của người dùng và được xem là bộ phận cấu thành quan trọng nhất trên máy chấm công, bao gồm bo mạch, màn hình và loa thoại:
- Bo mạch: trên bo mạch của máy có gắn các con chip điện tử, chip bán dẫn, bộ vi xử lý, Ram, pin CMOS,... giúp xử lý và lưu trữ dữ liệu khi nhận được thông tin từ đầu lọc. Đây được xem là trái tim của máy chấm công.
- Màn hình: là nơi hiển thị các thông tin của người dùng, hiển thị các thông báo, trạng thái của máy. Ở 1 số dòng máy chấm công có màn hình cảm ứng có thể thao tác trực tiếp trên bề mặt của thiết bị rất nhẹ nhàng và tiện lợi.
- Loa thoại: Bộ phận này sẽ phát ra âm thanh và tín hiệu thông báo khi dữ liệu được nhập vào, được xử lý hoặc được trích xuất ra, các thông báo này có thể tùy chỉnh theo yêu cầu của người quản lý.
Bộ phận đầu ra chuyển tiếp dữ liệu đã được thu thập và xử lý ra ngoài chiếc máy chấm công thông qua các cổng kết nối, nó gồm có cổng kết nối và cổng cấp điện:
- Cổng kết nối: có đầu cắm mạng và đầu cắm USB. Đầu mạng sẽ truyền trực tiếp dữ liệu từ máy chấm công vân tay sang PC qua phần mềm chấm công. Đầu USB được dùng để lấy dữ liệu từ máy lưu vào thiết bị khác.
- Cổng cấp điện: kết nối với adapter cấp điện cho thiết bị duy trì hoạt động, một số model có gắn thêm pin lưu điện giúp đề phòng việc mất điện đột ngột.
Hinh 3. Cấu tạo và nguyên lý hoạt động của máy chấm công
Nguyên lý hoạt động của máy chấm công
Trước tiên, lắp đặt kết nối máy chấm công với máy tính thông qua dây mạng. Tiếp theo, cài phần mềm chấm công lên máy tính để xử lý và trích xuất dữ liệu từ thiết bị gửi về.
Thu thập các thông tin cơ bản như: mã nhân viên, họ tên, phòng ban, vân tay, khuôn mặt,...để làm đăng ký bộ dữ liệu cho máy chấm công
Cài đặt và thiết lập các thông số hệ thống cho thiết bị chấm công: thời gian vào ra, lịch phân ca,...từ đó mới có thể tính ngày công cho nhân viên chính xác. Sau khi đã thực hiện xong các kết nối, đăng ký hoàn tất thì mỗi ngày ra vào nơi làm việc bạn chỉ cần sử dụng khuôn mặt, dấu vân tay, thẻ từ hoặc thẻ giấy để chấm công một cách nhanh chóng và chính xác.
Cách chọn máy chấm công phù hợp cho doanh nghiệp
Hiện nay trên thị trường có nhiều thương hiệu máy chấm công nổi tiếng, nhưng được sử dụng phổ biến nhất và uy tín nhất là GIGATA, Ronald Jack, Hikvision, ZKTeco.
Vậy để lựa chọn được một chiếc máy chấm công phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn, trước hết cần xác định được nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, phương pháp sử dụng máy chấm công, dung lượng lưu trữ. Sau đó là tham khảo một số kinh nghiệm lựa chọn máy chấm công cho phù hợp.
Lựa chọn máy chấm công cho doanh nghiệp dưới 200 nhân viên
Đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, có số lượng nhân viên dưới 200 thì lựa chọn các máy chấm công vân tay, thẻ từ chấm công là thích hợp nhất.
Những sản phẩm máy chấm công này sẽ vừa hợp lý túi tiền cho doanh nghiệp, vừa có bộ dung lượng lưu trữ đủ dùng phù hợp, trung bình khoảng 1000 dấu vân tay, 1000 người dùng, 100.000 bản ghi tùy vào từng dòng máy.
Một số sản phẩm tham khảo:
Máy chấm công vân tay Hikvision DS-K1A802AMF.
Máy chấm công vân tay + card mifare, màn hình LCD 2.4 Inch DS-K1A8503MF.
Máy chấm công vân tay màn hình màu Ronald Jack DG-600.
Máy chấm công vân tay và thẻ cảm ứng Ronald Jack 3000 TID.
Máy chấm công vân tay và thẻ GIGATA T8.
Máy chấm công vân tay và thẻ GIGATA T9.
Máy chấm công vân tay không dây ZKTeco WL30.
Lựa chọn máy chấm công cho doanh nghiệp trên 200 nhân viên
Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng nhân viên đông trên 200 người thì một chiếc máy chấm công phù hợp cần có bộ dung lượng lưu trữ lớn. Lựa chọn máy chấm công vân tay, thẻ từ đều phù hợp.
Với khả năng lưu trữ phải từ 3000 thẻ từ, 3000 vân tay và 100.000 bản ghi tùy từng dòng máy.
Hình 4. Máy chấm công cho doanh nghiệp trên 200 nhân viên
Một số sản phẩm tham khảo:
Máy chấm công vân tay, thẻ và mật khẩu dòng Green Label ZKTeco G2.
Máy chấm công vân tay GIGATA S800.
Máy chấm công thẻ cảm ứng Ronald Jack S400.
Máy chấm công vân tay và thẻ cảm ứng Ronald Jack 6868.
Máy chấm công vân tay và thẻ cảm ứng Ronald Jack X628 Plus.
Máy chấm công vân tay và thẻ cảm ứng Ronald Jack 5000T.
Máy chấm công vân tay và thẻ cảm ứng Ronald Jack X938C.
Máy chấm công vân tay và thẻ cảm ứng Ronald Jack Q-Clear 6869.
Máy chấm công bằng thẻ cảm ứng Ronald Jack S400C.
Lựa chọn máy chấm công doanh nghiệp yêu cầu kiểm soát cửa ra vào
Sử dụng máy chấm công kiểm soát cửa ra vào ngày càng được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Nó giúp kiểm soát được giờ giấc, số lượng người ra vào, nhiều dòng máy chấm công kiểm soát ra vào hiện nay còn được tích hợp thêm cả khóa điện tử tạo ra một hệ thống kiểm soát ra vào chặt chẽ hơn.
Lựa chọn máy chấm công vân tay, thẻ cảm ứng và nhận diện khuôn mặt kết hợp khóa từ sẽ là lý tưởng nhất cho loại hình này.
Hình 5. Máy chấm công kiểm soát cửa ra vào
Một số sản phẩm tham khảo:
Máy chấm công nhận diện khuôn mặt DS-K1T331W.
Máy chấm công vân tay và thẻ cảm ứng kiểm soát cửa ra vào GIGATA S810.
Máy chấm công vân tay và thẻ cảm ứng kiểm soát cửa ra vào GIGATA TFT 900.
Máy chấm công vân tay và kiểm soát cửa GIGATA 879A.
Máy chấm công và kiểm soát cửa bằng vân tay, thẻ cảm ứng GIGATA T8A.
Máy chấm công và kiểm soát cửa bằng thẻ cảm ứng GIGATA 909.
Máy chấm công và kiểm soát cửa bằng vân tay, thẻ cảm ứng Ronald Jack-5000AID.
Máy chấm công và kiểm soát ra vào ZKTeko SF300.
Lựa chọn máy chấm công cho doanh nghiệp yêu cầu tính bảo mật cao
Với những doanh nghiệp lựa chọn máy chấm công tính bảo mật cao thì máy chấm công bằng vân tay (sinh trắc học có tính cá thể duy nhất và không ai có chung 1 sinh trắc học, vì vậy tính an toàn bảo mật có thể đáp ứng được), nhận diện khuôn mặt (tương tự như sinh trắc học, nhận diện khuôn mặt cũng là một cách vô cùng an toàn đáp ứng được tính bảo mật cho doanh nghiệp).
Hình 6. Máy chấm công nhân diện khuôn mặt
Một số sản phẩm tham khảo:
Máy chấm công khuôn mặt - bàn tay - vân tay GIGATA FA 1-P.
Máy chấm công khuôn mặt và vân tay GIGATA FA-113.
Thiết bị Hikvision kiểm soát khuôn mặt DS-K1T343.
Thiết bị Hikvision kiểm soát khuôn mặt DS-K1T320.
Thiết bị Hikvision kiểm soát khuôn mặt DS-K1T331.
Thiết bị Hikvision kiểm soát khuôn mặt DS-K1T341.
Cách sử dụng và bảo quản máy chấm công
Để máy chấm công có thể sử dụng lâu, bền và ít gặp lỗi, trục trặc nhất thì có vài điểm lưu ý sau bạn cần phải nắm:
Lắp đặt máy chấm công ở những nơi có chiều cao vừa phù hợp với tất cả mọi người. Nếu lắp máy chấm công cho ngoài trời cần được trang bị các thiết bị bảo hộ an toàn để máy chấm công không tiếp xúc với hơi ẩm và điều kiện thời tiết.
Không để máy bám bụi quá lâu, cần thường xuyên vệ sinh lau chùi để máy được hoạt động tốt nhất.
Khi thực hiện chấm công, đặc biệt là đối với máy chấm công vân tay, mọi người cần chú ý ngón tay chấm công cần phải sạch để máy có thể quét nhận diện được nhanh nhất, cũng như không làm bẩn, bám bụi lên máy.
Nếu sử dụng máy chấm công nhận diện khuôn mặt, bạn cũng cần phải thường xuyên vệ sinh bụi bẩn bám trên camera để máy làm việc tốt, không đeo khẩu trang, kính màu khi tiến hành quét máy nhận diện.
Xóa bộ nhớ dữ liệu cũ thường xuyên để giải phóng dung lượng máy giúp máy không bị quá tải và làm việc nhanh hơn.
Và nên nhớ phải sử dụng loại máy chấm công phù hợp nhất với mục đích sử dụng của doanh nghiệp để nhận lại những kết quả hài lòng nhất.
Tại sao nên lựa chọn SeaZen Technology
Công ty Cổ Phần SeaZen - SeaZen Tech tự hào là nhà cung cấp các giải pháp An ninh - An toàn hàng đầu Việt Nam. Kế thừa tinh hoa từ SeaZen Security (dịch vụ bảo vệ) và SeaZen Edu (trường đào tạo nghề bảo vệ đầu tiên tại Việt Nam) SeaZen Tech thấu hiểu được nỗi lo về tính an toàn trong xã hội hiện nay và biết rõ khách hàng muốn gì, cần gì.
Hãy liên hệ cho chúng tôi qua website https://seazentechnology.com/ và Hotline: 02822.538.539 hoặc 0937.578.677 đội ngũ nhân viên của SeaZen Tech sẽ hỗ trợ quý khách 24/7.
